Simples Nacional: guia completo 2026 (o que é, quem pode optar, cálculo e anexos)

O Simples Nacional é o regime tributário de mais de 22 milhões de empresas no Brasil — e também o mais mal compreendido. Este guia explica, em linguagem direta, o que é o Simples Nacional, quem pode optar, como o imposto é calculado, quando ele deixa de valer a pena e quais erros mais tiram dinheiro do caixa das pequenas empresas.

O que é o Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário criado pela Lei Complementar nº 123/2006 para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Ele não é um imposto novo: é uma forma unificada de recolher vários tributos em uma única guia mensal, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Em um único pagamento estão reunidos até oito tributos:

Esfera	Tributos incluídos no DAS
Federal	IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI e CPP (INSS patronal)
Estadual	ICMS
Municipal	ISS

Além da guia única, o regime traz apuração simplificada, contabilidade menos onerosa e, na maioria dos casos, carga tributária inicial menor do que a do Lucro Presumido.

Importante: o Simples Nacional não isenta a empresa de obrigações acessórias. Continuam existindo folha de pagamento, eSocial, EFD-Reinf, DEFIS, emissão de notas e escrituração contábil.

Quem pode optar pelo Simples Nacional

Para entrar no regime, a empresa precisa cumprir três grupos de requisitos.

1. Limite de faturamento

• Receita bruta de até R$ 4,8 milhões nos últimos 12 meses (EPP).
• Até R$ 360 mil para se enquadrar como microempresa.
• Para exportação de mercadorias e serviços, existe um limite adicional próprio de R$ 4,8 milhões, somado ao limite do mercado interno.
• MEI segue regra própria, com limite bem menor e uma única guia fixa.

2. Tipo de sociedade e sócios

• Não pode ter pessoa jurídica como sócia.
• Não pode participar do capital de outra pessoa jurídica.
• Não pode ser filial, sucursal ou representação de empresa sediada no exterior.
• Sócio com participação em outra empresa pode inviabilizar a opção quando a soma dos faturamentos ultrapassa o limite.

3. Atividade permitida

A maioria das atividades de comércio, indústria e serviços é aceita. Ficam de fora, entre outras, instituições financeiras, atividades de cessão de mão de obra (com exceções), produção de bebidas alcoólicas em certos casos, loteamento e incorporação de imóveis.

Também impedem a opção: débitos com a Receita Federal, INSS ou fazendas estaduais/municipais sem regularização, e falta de inscrição ou irregularidade cadastral.

Como o imposto do Simples Nacional é calculado

Aqui está o ponto que mais gera erro. O Simples não tem uma alíquota fixa por faixa: usa uma alíquota efetiva, calculada com a seguinte fórmula:

Alíquota efetiva = (RBT12 × Alíquota nominal − Parcela a deduzir) ÷ RBT12

Onde RBT12 é a receita bruta acumulada dos 12 meses anteriores.

O passo a passo prático:

1. Some o faturamento dos últimos 12 meses (RBT12).
2. Identifique o Anexo correspondente à atividade (I a V).
3. Localize a faixa de receita dentro daquele anexo.
4. Aplique a fórmula para achar a alíquota efetiva.
5. Multiplique a alíquota efetiva pelo faturamento do mês.

Os cinco anexos, em resumo

Anexo	Perfil de atividade	Alíquota inicial
I	Comércio	4,00%
II	Indústria	4,50%
III	Serviços em geral, agências, clínicas, escritórios	6,00%
IV	Construção civil, limpeza, vigilância, advocacia	4,50%
V	Serviços com alta tecnologia/intelectualidade	15,50%

No Anexo IV, atenção: o INSS patronal não está incluído no DAS e precisa ser recolhido separadamente, o que muda completamente o custo real da folha.

O Fator R: o detalhe que vale milhares de reais

Diversas atividades de serviço podem ser tributadas no Anexo III (a partir de 6%) ou no Anexo V (a partir de 15,5%), e a definição depende do Fator R:

Fator R = Folha de pagamento dos últimos 12 meses ÷ Receita bruta dos últimos 12 meses

• Fator R ≥ 28% → Anexo III (mais barato).
• Fator R < 28% → Anexo V (mais caro).

A folha considerada inclui salários, pró-labore, FGTS e encargos. Por isso a forma como o sócio se remunera afeta diretamente o imposto — um pró-labore mal dimensionado pode jogar a empresa para o Anexo V sem necessidade.

Exemplo prático

Uma consultoria com RBT12 de R$ 900.000, folha de R$ 270.000 no período e faturamento de R$ 80.000 no mês:

• Fator R = 270.000 ÷ 900.000 = 30% → Anexo III.
• Faixa: 3ª do Anexo III (alíquota nominal 13,5%, dedução R$ 17.640).
• Alíquota efetiva = (900.000 × 0,135 − 17.640) ÷ 900.000 = 11,54%.
• DAS do mês = 80.000 × 11,54% ≈ R$ 9.232.

Se o Fator R ficasse em 25%, a mesma empresa cairia no Anexo V e o DAS passaria de R$ 14 mil no mês. A diferença anual supera R$ 60 mil.

Vantagens e desvantagens

Vantagens

• Guia única e calendário simples (DAS até o dia 20 do mês seguinte).
• Carga menor nas faixas iniciais de faturamento.
• INSS patronal incluído (exceto Anexo IV).
• Menos exposição a autuações por erro de apuração de PIS/Cofins.

Desvantagens

• Não permite aproveitar créditos de PIS/Cofins e, em muitos casos, de ICMS.
• Empresas com margem baixa e custo alto podem pagar mais do que no Lucro Real.
• Alíquota cresce com o faturamento, o que pesa perto do limite.
• Atividades do Anexo V com folha enxuta são penalizadas.

Quando o Simples deixa de valer a pena

Vale refazer a conta quando:

• O faturamento se aproxima de R$ 4,8 milhões/ano.
• A margem de lucro cai abaixo do percentual de presunção do Lucro Presumido (8% no comércio, 32% em serviços) — nesse cenário o Lucro Real pode ser mais barato.
• A empresa compra muito insumo tributado e perderia créditos relevantes.
• Os clientes são pessoas jurídicas que exigem crédito integral de tributos.
• A atividade caiu no Anexo V e não há espaço para elevar a folha.

A comparação correta não olha só a alíquota: precisa considerar imposto total, encargos de folha, créditos e distribuição de lucros.

Prazos e obrigações que não podem falhar

• Opção pelo regime: até o último dia útil de janeiro, com efeito para todo o ano. Empresas novas têm 30 dias após a inscrição estadual/municipal (limite de 60 dias do CNPJ).
• DAS: dia 20 do mês seguinte à apuração.
• DEFIS: declaração anual, até 31 de março.
• DASN-SIMEI (MEI): até 31 de maio.
• Exclusão automática: ocorre por excesso de receita, débitos não regularizados ou atividade vedada. O aviso chega pelo DTE-SN, que precisa ser acompanhado.

Cinco erros que mais custam caro

1. Ignorar o Fator R e aceitar o Anexo V sem revisar a folha e o pró-labore.
2. Reconhecer receita pelo caixa quando a regra é competência (ou o contrário) e distorcer o RBT12.
3. Segregar receitas incorretamente, misturando revenda, industrialização e serviços num único cálculo.
4. Esquecer o ICMS-ST e o ISS retido, pagando duas vezes o mesmo imposto.
5. Deixar débitos abertos e ser excluído do regime na virada do ano.

Perguntas frequentes

O Simples Nacional é sempre a opção mais barata? Não. É a mais simples e costuma ser a mais barata até certo faturamento, mas empresas de serviço no Anexo V, ou com margem apertada e muitos créditos, podem pagar menos no Lucro Presumido ou Real.

Posso mudar de regime no meio do ano? Como regra, não. A opção vale para o ano-calendário inteiro. A saída no meio do ano acontece por exclusão (obrigatória) ou por ultrapassar o limite em mais de 20%.

O MEI faz parte do Simples Nacional? Sim, é um tratamento dentro do regime, com guia fixa mensal (SIMEI) e limite de faturamento próprio, bem inferior ao da EPP.

Empresa no Simples precisa de contabilidade? Sim. Escrituração contábil, folha, eSocial e declarações continuam obrigatórias — e é a contabilidade que sustenta a distribuição de lucros isenta de IR.

A reforma tributária acaba com o Simples Nacional? Não. O regime foi mantido, com a possibilidade de a empresa optar por apurar CBS e IBS fora do DAS quando isso for mais vantajoso para gerar crédito aos clientes.

Como a Vexsea trata o Simples Nacional

Na Vexsea, a apuração do DAS passa por cálculo baseado em regra fiscal, revisão de um contador responsável e acompanhamento mensal do Fator R, do RBT12 e da proximidade do limite de enquadramento. Antes de cada virada de ano, revisamos o regime de cada cliente e mostramos, em números, se manter o Simples continua sendo a melhor decisão.

Quer saber se sua empresa está no regime e no anexo corretos? Fazemos o diagnóstico tributário sem custo e apresentamos o comparativo entre Simples, Presumido e Real com os seus próprios números.